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En tant que consultant en gestion de projets, programme et portefeuilles de projets… j’ai à cœur d’être au courant de ce qui se fait en matière de solutions pour piloter des portefeuilles de projets, des programmes et des projets… Dans cette rubrique, vous trouverez des pistes pour aller plus loin dans votre connaissance des plateformes du moment.

Platesformes de gestion de projet

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Les entreprises et administrations lancent de plus en plus de projets, qu’il s’agisse de gérer des transformations profondes de leur organisation, de lancer de nouveaux produits, de faire évoluer leur système d’information, de lancer de grands travaux d’urbanisme, de rénovation (collectivités)… Plus le nombre de projets augmente, plus les ressources humaines et budgétées affectées grandit… plus il devient nécessaire d’en maîtriser l’alignement stratégique (contribution / valeur) et de faire le point régulièrement sur la meilleur affectation des ressources sur les projets qui ont la plus forte contribution stratégique.

Lorsque j’interviens en alignement stratégique du SI avec une mise à jour du portefeuille de projets et la mise en place de processus de gouvernance du portefeuille, je constate que sans outil pour aider à structurer la démarche, il est difficile de changer les habitudes mal acquises. Résultat : des revues de portefeuilles trop rares (une ou deux par an), pas de respect des normes de passage d’étapes (stages / gates), un management qui ne sponsorise pas les processus de gouvernance définis (car ils restreignent leur autonomie), des méthodes peu ou mal appliquées…

En tant que consultant en gestion de projet, j’interviens également fréquemment sur des projets de grande envergure avec de nombreuses parties prenantes : l’équipe cliente, les partenaires et prestataires intervenant sur les différentes briques du système d’information, d’éventuels partenaires conseils en management, conduite du changement…

Coordonner tout ce petit monde éclaté géographiquement, intervenant à temps partiel sur les projets est un art difficile… mais encore plus difficile lorsque l’on est mal outillé ! Autrement dit, lorsqu’on dispose pour tout moyen d’un répertoire commun sur un serveur non accessible à tous et d’une boite mail qui déborde… cela devient vite un enfer. On peut prendre toutes sortes de décisions en équipe, difficile d’en suivre la réalisation sans avoir à consulter 60 mails par projet et par jour, sans avoir à appeler les 8 chefs de chantier…

Longtemps, j’ai cru qu’un indépendant était forcément plus mal outillé qu’un consultant de grand cabinet… Alors j’ai fait avec les moyens du bord. Puis en profitant d’une période d’intercontrat pour faire un peu de veille et de recherche sur le net, j’ai découvert qu’il y avait sur Internet des tonnes de solutions de gestion de projet et portefeuilles de projet en ligne plus ou moins habilement conçues et fonctionnelles. Ces solutions peuvent être acquises ou louée en mode SaaS avec un budget qui reste plus ou moins abordable pour un consultant indépendant. On peut aussi envisager de refacturer la location de la plateforme au client s’il en est d’accord.

Mais parmi la tonne de solutions, difficile d’en choisir une sans savoir un minimum ce que l’on en attend. L’offre est très diversifiée et il faut véritablement une grille de lecture fonctionnelle pour s’y repérer. On peut facilement se laisser séduire par une solution bien belle en apparence mais qui trahit des lacunes fonctionnelles importantes, présente des risques de conduite du changement… J’ai décidé de retenir les principales solutions connues sur le marché et de les comparer… J’ai aussi retenu quelques outsiders et solutions opensource. Ce travail est en cours. J’en livrerai les résultats dans les prochains post. Voic la liste des outils que j’ai retenu dans ma sélection.

Si vous en utilisez d’autres ou en connaissez d’autres qui valent le détour et qui auraient leur place dans ce comparatif, vous suggestions sont les bienvenues.