Archives de Catégorie: Boite à outil

Posts sur les outils par domaine d’application : travail collaboratif, gestion de portefeuilles de projets, gestion de projets, gestion de formations….

Des patates et des sucres

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Hier soir, le Club Agile Rhône-Alpes s’est réuni comme à l’accoutumée pour l’une de ses « rencontres autour de l’agilité » fort sympathiques. Nous étions 18 professionnels à venir partager nos pratiques, nous ressourcer, nous ouvrir à une nouvelle vision de notre monde.

Emmanuel Etasse et Jean-François Jagodzinski m’ont demandé si je pouvais animer la session. Grand honneur pour moi qui ait rejoint le CARA tout récemment, que d’avoir une tribune dans un monde où je me sens encore tout petit. J’ai donc essayé d’apporter ma pierre à la communauté. Ou plutôt ma patate…

FORMATION DE FORMATEURS

J’ai eu la chance de suivre ce printemps une formation de formateurs délivrée par Jean-Denys Joubert au cours de laquelle j’ai puisé de nouvelles manières d’animer de manière décalée. En l’occurrence, d’utiliser des « jeux d’enfants » pour permettre aux adultes de prendre conscience de leur rapport à l’autre, à la collaboration, à la compétition, à la sécurisation de l’équipe et du résultat, à la gestion du temps, à la fixation et à l’atteinte d’objectifs, à l’amélioration continue, à l’innovation de rupture…  Nous avons réussi à évoquer tous ces sujets et partager nos impressions à partir de deux outils projectifs : des patates et des sucres en morceaux.

Comme nous avions 17 joueurs, nous avons travaillé en deux équipes de 8 et 9 joueurs qui se sont d’elles-mêmes mises en compétition sans que cela soit l’objectif des séquences proposées.

LA PATATE

Le jeu de balle ou jeu de la patate est un outil projectif sur la stratégie d’objectif, la prise de risque, le progrès continu, l’innovation par la rupture, la collaboration, la gestion du temps, le challenge. Avec un objet simple et une consigne simple, l’équipe dispose de peu de temps pour trouver une solution au problème. Elle teste son idée et mesure sa performance. Elle joue une seconde fois dans le même contexte et essaye de faire un peu mieux. Elle y arrive. Puis une nouvelle consigne ordonne de faire 2 à 10 fois mieux ! Une rupture. L’équipe y parvient aussi. Ce jeu qui n’est pas sans rappeler le travail agile en sprints nous questionne en particulier sur les manières dont nous animons les rétrospectives : chacun peut-il s’exprimer ? comment naissent les nouvelles idées ? apporte-t-on assez de sang neuf dans l’équipe pour ouvrir de nouveaux horizons, s’autoriser à envisager qu’il est possible de faire 2 à 10 fois mieux en changeant radicalement ?

LES SUCRES

Le jeu des sucres ou cubes est un jeu qui réalise un cycle complet de trois itérations. Chaque joueur doit estimer le nombre d’étages de la tour qu’il est capable de construire dans le temps imparti. Puis vient le chrono : la pression monte avec les étages et avec le temps qui s’égrène mais dans le stress, on ne sait plus combien il reste de temps. A quelques secondes de la fin, on essaye de faire mieux, d’ajouter un étage et patatras. Le chrono s’arrête, on compte les étages et les écroulements. Rires, satisfactions et frustrations se côtoient. « Je n’aurais pas dû… » Chacun s’exprime sur la manière dont il a fixé son objectif, comment il a géré la phase de réalisation avec ses coups de stress et ce qu’il éprouve face à son résultat. On y rencontre des prudents, des têtes brûlées etc. Comme dans la vraie vie, comme dans un planning poker…  Pour l’itération suivante, on adapte sa stratégie et son objectif, sa méthode aussi… on se compare à sa propre performance ou à celle des autres joueurs, c’est à chacun son karma. Deuxième pari, deuxième jeu, deuxième résultat… A-t-on fait mieux ? Dans l’absolu en nombre d’étages, en atteinte de l’objectif ? Mieux que les autres ? Puis vient le temps où l’on n’est plus chacun pour soi mais tous en équipe à chercher à atteindre l’objectif global. A chaque équipe sa stratégie, ses règles de solidarité implicites ou explicites… Si on fait le parallèle avec SCRUM, cela ressemble à plusieurs itérations avec chaque fois son planning poker, sa phase de réalisation et sa rétrospective. On voit l’importance des temps d’échange et ce que change dans la fixation et l’atteinte d’objectifs le passage d’une équipe ou chacun pense en fonction de lui-même à une équipe où chacun contribue à la réflexion et à la fixation et à l’atteinte d’objectifs communs. Dans l’une des deux équipes en lice, le temps de préparation a permis de réduire les risques, de calmer les têtes brûlées. Ils ont utilisé un secret : ils ont partagé la réponse à la question « je serai content si… » ; ils ont visé la satisfaction collective de savoir mesurer sa capacité de production (vélocité) et le fait de remplir le contrat dans le confort et sans risque (pour eux et pour le donneur d’ordre) plutôt que de viser d’avoir la plus haute tour et de compenser les faiblesses des uns par la force supposée des autres. Ils ont donc visé un nombre d’étages sur lequel chacun se sentait sans risque : confortable, pas le plus haut possible, car le « mieux est l’ennemi du bien » ; un sucre de plus et un édifice qui semblait solide s’écroule une seconde avant le gong. Chacun travaillant dans sa zone de confort, le contrat de solidarité a pu rester implicite. L’autre équipe était plus centrée sur le fait de faire mieux que les voisins au lieu de viser son confort. Elle s’est également plus centrée sur la prouesse technique (nombre d’étages) que sur la satisfaction du contrat rempli (avec bonus à l’appui). De fait, chacun a visé son objectif maximum atteint dans les tours précédant en s’imaginant qu’on ne pouvait pas revenir en arrière. Pour eux, le maximum d’avant devenait si ce n’est le minimum d’aujourd’hui, au moins le confort théorique acceptable. Or pour certains, c’était trop risqué  : avant la fin du chrono, l’un des joueurs rapporte qu’il lui manquait un étage… Au lieu d’avouer son risque d’écroulement et de demander à ses équipiers de compenser la fragilité de sa tour par un étage de plus sur une autre tour… il a tenté le diable et cela s’est terminé par l’écroulement de sa tour qui n’a pu être compensé par ses équipiers.

En synthèse, ce jeu des sucres est un révélateur efficace des personnalités qui composent l’équipe et de la manière dont l’équipe s’auto-organise.

De ce point de vue, ces deux heures de team-building et de partage me semblent tout à fait intéressantes dans le contexte d’équipes projet, en particulier agiles !

Un grand merci à tous les participants du CARA, à Manu et Jean-François qui m’ont donné la chance d’animer cette session et à Jean-Denys pour ses précieux outils que je ne saurais trop vous recommander

Jean

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Outils online pour la formation

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Dans la série outillage, je demande les outils du formateur…

Etant moi-même formateur de consultants, de chefs de projets, d’étudiants en formation initiale et continue, je me documente actuellement sur tout l’outillage permettant de gérer efficacement la formation sur ses différents domaines fonctionnels :

  • la publication du catalogue avec la possibilité de consulter les dates de session inter-entreprise, de demander des renseignements, de s’inscrire, de payer en ligne…
  • la mise en place d’une plateforme pédagogique en domaine privé permettant de gérer les ressources en ligne, d’héberger du travail collaboratif en ligne, de mettre des tests de connaissance en ligne en affichant ou non les bonnes réponses,
  • les outils de webinar, wikki etc. permettant de suivre une conférence ou de travailler à plusieurs en simultané sur un document à élaborer conjointement.

Après un rapide tour de piste, il semble que trois solutions opensource se partagent les graces des organismes de formation que ce soit des services formations internes, des grandes écoles ou des universités.  Il s’agit de :

  • moodle
  • clarolyne
  • ganesha

Dans mes prochains posts sur le sujet, j’essaierai d’en dire plus sur ces solutions.

Gestion d’affaires

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Les consultants, les SSII, les éditeurs de logiciels, les architectes, les artisans de BTP… font de la gestion par affaires.

Ce qui signifie qu’ils travaillent selon le même processus qui consiste à :

  • traiter des opportunités (« lead management ») avec des clients qu’il faut suivre parfois un moment avant de signer,
  • à essayer des les transformer en propositions commerciales, qui lorsqu’elles sont gagnées deviennent des affaires ou missions ou projets.
  • Il faut alors créer puis gérer le contrat signé avec le client,
  • piloter l’avancement de la mise en œuvre de la prestation vendue…
  • facturer et encaisser les prestations délivrées

Généralement, ce type de prestations se gère en mode projet avec des notions de planning (début et fin de prestation), de livrables (périmètre), de qualité (du livrable, du processus d’élaboration, de la maintenabilité du livrable) dans le respect d’un budget avec des ressources attribuées (matérielles, logicielles, humaines…). Le suivi de la production de la prestation se fait en % d’avancement des livrables si on travaille au forfait ou en suivi du temps passé si on facture prorata temporis.

Ainsi, pour mener une gestion professionnelle optimale et facilité en gestion par affaire, il est utile de disposer d’une plateforme logicielle d’entreprise qui permet de gérer

  • le portefeuille d’affaires (signées ou en proposition probabilisée) de manière à obtenir une évaluation prédictive du CA et de l’utilisation des ressources
  • chaque affaire avec ses données, son planning, ses livrables, ses ressources affectées
  • les ressources : leur emploi du temps prévu (staffing) / réalisé (suivi des temps) servant de base à la facturation ou à la comptabilité analytique
  • la facturation et le suivi des encaissements avec un déversement en comptabilité.

Que l’on soit une multinationale de la gestion par affaires, une PME ou une TPE, les processus de gestion par affaires sont identiques. Cette rubrique est dédiée aux professionnels de la gestion par affaires et vise à faire partager mes découvertes, recherches, réflexions sur les meilleures solutions actuelles adaptées à la gestion par affaires.

Le tournis du web 2.0 et des réseaux sociaux

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Les réseaux sociaux qui ont fleuri ça et là depuis quelques années sont en train de changer la façon dont le monde tourne. Jusqu’ici, je regardais cela comme un internaute 1.0… J’avais ma page Linkedin, ma page sur Viadeo et sur Facebook… même sur Plaxo. Sur chaque réseau social j’ai mis un peu d’info au départ, trouvé quelques amis… Mais je ne publie aucune information sur ces pages qui de fait ne vivent pas… on crée du contenu qui n’est pas entretenu, mis à jour, on ne donne pas de nouvelles, on ne partage pas nos découvertes etc.

Curieux de nature, je reste tout de même à l’écoute de ce qui se passe sur Internet, j’entends partout et je lis partout des histoires 2.0, on parle déjà de préparer l’internet 3.0… mais au fond, qu’est-ce que tout ce bins ?? Est-ce une réalité ? En quoi n’est-ce pas qu’une pure perte de temps sur Internet ? Cela va-t-il faire de nous des Internet addict ? Va-t-on passer tout notre temps devant notre écran, à boire du coca et manger des hamburgers ? Va-t-on devenir très loquaces face à l’écran et totalement paralysés dans la vraie vie ?

Il y a quelques semaines, j’assistais à une présentation du web 2.0 à la CCI de Grenoble / communauté ECOBIZZ donnée par une américaine très sympathique et spécialiste du 2.0, Kelly  Rigotti. J’y découvre  tout un tas de sites internets, de services 2.0 incroyables, et peu utilisés par ma génération (NDLR : 40 ans et +) mais qui font un buzz terribles chez nos plus jeunes.  En particulier, TWITTER, FOURSQUARE, WORDPRESS etc… Il y a des cartographies de ce nouveau paysage web2.0 qui sont très jolies et recensées sur mashable.

Amusé et disposant d’un peu de temps actuellement pour assouvir ma curiosité, je me mets à surfer, à tester… et je deviens un Internet addict très bien grimé par l’illustration ci-contre…  Mes repères traditionnels de consultant sachant bien gérer son temps s’évaporent, les notions de urgent et important deviennent relatives… Car quelle est l’urgence ? Est-il plus urgent de passer un coup de fil à l’URSSAF pour demander une attestation ou est-il plus urgent de me rendre compte à quel point je suis à la ramasse dans l’évolution du monde actuel ?

A l’heure où l’on ne cesse de nous harceler avec la retraite à 65-67 ans alors que l’on sait que les entreprises se défont des « vieux » de plus de 50 ans… il est urgent de se demander comment rester « jeune » c’est-à-dire dans le coup ? Concrètement, cette accélération absolument délirante d’un changement devenu inéluctable va-t-elle mettre au rebut les « vieux » beaucoup plus vite qu’avant ? Est-ce que toutes ces applications ne sont pas que des joujoux pour gamins ? Au contraire, qu’en font les entreprises ? Ou qu’en font les jeunes qui travaillent ? En quoi ces outils changent-ils la donne ?

Il se trouve que j’ai la chance d’enseigner à GRENOBLE ECOLE DE MANAGEMENT au sein de l’EMSI (Ecole de Management des Systèmes d’Information) où j’ai la joie de former des étudiants en mastères 2 sur des modules relatifs au métier du conseil, à l’urbanisation des SI, à la gestion de portefeuilles de projets… Cette semaine, j’ai pris le temps de déjeuner avec mes étudiants et j’ai tout simplement halluciné… Quelques exemples… Votre entreprise diffuse-t-elle ses offres de stages et d’emploi sur Twitter ?? Non ? Hé bien, de nombreux employeurs comme TOTAL, ADDECCO le font !! Ils diffusent offres de stages et d’emploi sur twitter à ds milliers « d’abonnés » qui peuvent eux-même d’un simple clic (« retweet ») faire suivre une annonce à toute leur propre liste d’abonnés (NDLR : abonnés à leurs tweets ». En quelques secondes, une offre peut-être connue de milliers de personnes qui se sont abonnées à ce « fil »… donc si vous ne l’êtes pas, inutile de répondre à une offre de Total 3 semaines après sa parution… Le temps s’accélère… Même pôle emploi est sur twitter !!! Et sur Youtube !!! Oui, ils diffusent des vidéos sur les métiers etc.

Autre illustration, vous ne pouvez honorer une place de train, de spectacle… vous envoyez un tweet, on le retweet et en quelques rebonds, quelqu’un en profitera et vous rachètera la place de train par ex 25 € pour Grenoble Paris même si vous prévenez le jour même… En suivant les tweets d’une de mes étudiantes, je découvre que l’École va tester à la rentrée des pédas innovantes en montant un groupe test d’enseignants / étudiants dotés d’Ipads pour l’enseignement. Curieux de l’apprendre par ce biais alors que je rencontrais il y a deux jours les gens de la cellule d’innovation pédagogique de GEM et qu’ils ne m’en ont pas dit un mot…

Par contre, ce genre d’outils sont des armes à multiples tranchants… On laisse des traces partout sur ce qu’on fait, ce qu’on dit, ce qu’on recommande et cela permet de constituer des profils numériques, de savoir qui vous êtes en quelques clics. Il est aujourd’hui connu que certains se sont fait licencier pour avoir écrit sur twitter des messages peu favorables sur leur employeur… Alors, si vous voulez vous y mettre, soyez conscients de ces effets de bord, ne dites pas n’importe quoi sur n’importe qui… ou alors utilisez des pseudos qui ne permettent pas de vous identifier par votre nom… et encore… Testez également ce qu’on dit sur vous sur Internet. Pour cela, intéressez-vous à 123people.fr, social mention, etc. Allez voir le blog « demain la veille » qui recense les outils de veille image. C’est un blog très intéressant.

A propos de Blogs, puisque l’on parle d’internet 2.0…avez-vous un blog ? Est-il très consulté ? Avez-vous un compte twitter ? Combien de personnes vous suivent ?? Moi je débute dans les 2… 0 ou presque 0 lecteur de mon blog à ce jour, 3 abonnés à mes tweets… J’ai encore un peu de chemin à faire pour être connu… Dire que selon une étude récente de JESS3 (agence web) il y a aujourd’hui

  • 1.73 Billion Internet users worldwide
  • 90 Trillion Emails Sent in 2009
  • 81% of Emails were Spam
  • 126 Million Blogs on the Internet
  • 27.3 Million Tweets Per Day
  • Faceboook serves 6 million pages per minute
  • 4 Billion photos hosted by Flickr
  • 182 Videos watched on average per month (per user)

Je ne parlerais pas de Foursquare dans ce billet, ni d’autres innovations que je découvre, ni de la réalité augmentée des applications pour iphone… Peut-être plus tard…

Et vous, lecteurs de ce blog, êtes-vous 2.0 ??

Platesformes de gestion de projet

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Les entreprises et administrations lancent de plus en plus de projets, qu’il s’agisse de gérer des transformations profondes de leur organisation, de lancer de nouveaux produits, de faire évoluer leur système d’information, de lancer de grands travaux d’urbanisme, de rénovation (collectivités)… Plus le nombre de projets augmente, plus les ressources humaines et budgétées affectées grandit… plus il devient nécessaire d’en maîtriser l’alignement stratégique (contribution / valeur) et de faire le point régulièrement sur la meilleur affectation des ressources sur les projets qui ont la plus forte contribution stratégique.

Lorsque j’interviens en alignement stratégique du SI avec une mise à jour du portefeuille de projets et la mise en place de processus de gouvernance du portefeuille, je constate que sans outil pour aider à structurer la démarche, il est difficile de changer les habitudes mal acquises. Résultat : des revues de portefeuilles trop rares (une ou deux par an), pas de respect des normes de passage d’étapes (stages / gates), un management qui ne sponsorise pas les processus de gouvernance définis (car ils restreignent leur autonomie), des méthodes peu ou mal appliquées…

En tant que consultant en gestion de projet, j’interviens également fréquemment sur des projets de grande envergure avec de nombreuses parties prenantes : l’équipe cliente, les partenaires et prestataires intervenant sur les différentes briques du système d’information, d’éventuels partenaires conseils en management, conduite du changement…

Coordonner tout ce petit monde éclaté géographiquement, intervenant à temps partiel sur les projets est un art difficile… mais encore plus difficile lorsque l’on est mal outillé ! Autrement dit, lorsqu’on dispose pour tout moyen d’un répertoire commun sur un serveur non accessible à tous et d’une boite mail qui déborde… cela devient vite un enfer. On peut prendre toutes sortes de décisions en équipe, difficile d’en suivre la réalisation sans avoir à consulter 60 mails par projet et par jour, sans avoir à appeler les 8 chefs de chantier…

Longtemps, j’ai cru qu’un indépendant était forcément plus mal outillé qu’un consultant de grand cabinet… Alors j’ai fait avec les moyens du bord. Puis en profitant d’une période d’intercontrat pour faire un peu de veille et de recherche sur le net, j’ai découvert qu’il y avait sur Internet des tonnes de solutions de gestion de projet et portefeuilles de projet en ligne plus ou moins habilement conçues et fonctionnelles. Ces solutions peuvent être acquises ou louée en mode SaaS avec un budget qui reste plus ou moins abordable pour un consultant indépendant. On peut aussi envisager de refacturer la location de la plateforme au client s’il en est d’accord.

Mais parmi la tonne de solutions, difficile d’en choisir une sans savoir un minimum ce que l’on en attend. L’offre est très diversifiée et il faut véritablement une grille de lecture fonctionnelle pour s’y repérer. On peut facilement se laisser séduire par une solution bien belle en apparence mais qui trahit des lacunes fonctionnelles importantes, présente des risques de conduite du changement… J’ai décidé de retenir les principales solutions connues sur le marché et de les comparer… J’ai aussi retenu quelques outsiders et solutions opensource. Ce travail est en cours. J’en livrerai les résultats dans les prochains post. Voic la liste des outils que j’ai retenu dans ma sélection.

Si vous en utilisez d’autres ou en connaissez d’autres qui valent le détour et qui auraient leur place dans ce comparatif, vous suggestions sont les bienvenues.

La boite à outils

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Le meilleur artisan du monde est bien dépourvu s’il n’est pas convenablement outillé… Comment travailler si l’on manque des outils appropriés ? Que fait un boulanger sans pétrin ? Il pétrit la pâte à la main ? ;-(

Chez nous consultants, s’il y a une chose qui m’exaspère au plus haut point, c’est l’éternelle référence au proverbe de Montaigne qui sonne comme une rengaine quand on demande de bons outils pour mieux travailler et qu’on nous explique qu’il faut faire avec les moyens du bord c’est à dire pas grand chose et que « les coordonniers sont toujours les plus mal chaussés ».

Aujourd’hui, Internet recèle d’outils formidables et beaucoup d’entre nous l’ignorent ou n’ont pas le temps de surfer à la recherche des outils de productivité et de professionnalisation pour consultants. C’est l’objet de cette rubrique de faire un premier dégrossissage de l’offre et de ses possibilités.