Les consultants, les SSII, les éditeurs de logiciels, les architectes, les artisans de BTP… font de la gestion par affaires.
Ce qui signifie qu’ils travaillent selon le même processus qui consiste à :
traiter des opportunités (“lead management”) avec des clients qu’il faut suivre parfois un moment avant de signer,
à essayer des les transformer en propositions commerciales, qui lorsqu’elles sont gagnées deviennent des affaires ou missions ou projets.
Il faut alors créer puis gérer le contrat signé avec le client,
piloter l’avancement de la mise en œuvre de la prestation vendue…
facturer et encaisser les prestations délivrées
Généralement, ce type de prestations se gère en mode projet avec des notions de planning (début et fin de prestation), de livrables (périmètre), de qualité (du livrable, du processus d’élaboration, de la maintenabilité du livrable) dans le respect d’un budget avec des ressources attribuées (matérielles, logicielles, humaines…). Le suivi de la production de la prestation se fait en % d’avancement des livrables si on travaille au forfait ou en suivi du temps passé si on facture prorata temporis.
Ainsi, pour mener une gestion professionnelle optimale et facilité en gestion par affaire, il est utile de disposer d’une plateforme logicielle d’entreprise qui permet de gérer
le portefeuille d’affaires (signées ou en proposition probabilisée) de manière à obtenir une évaluation prédictive du CA et de l’utilisation des ressources
chaque affaire avec ses données, son planning, ses livrables, ses ressources affectées
les ressources : leur emploi du temps prévu (staffing) / réalisé (suivi des temps) servant de base à la facturation ou à la comptabilité analytique
la facturation et le suivi des encaissements avec un déversement en comptabilité.
Que l’on soit une multinationale de la gestion par affaires, une PME ou une TPE, les processus de gestion par affaires sont identiques. Cette rubrique est dédiée aux professionnels de la gestion par affaires et vise à faire partager mes découvertes, recherches, réflexions sur les meilleures solutions actuelles adaptées à la gestion par affaires.
Les réseaux sociaux qui ont fleuri ça et là depuis quelques années sont en train de changer la façon dont le monde tourne. Jusqu’ici, je regardais cela comme un internaute 1.0… J’avais ma page Linkedin, ma page sur Viadeo et sur Facebook… même sur Plaxo. Sur chaque réseau social j’ai mis un peu d’info au départ, trouvé quelques amis… Mais je ne publie aucune information sur ces pages qui de fait ne vivent pas… on crée du contenu qui n’est pas entretenu, mis à jour, on ne donne pas de nouvelles, on ne partage pas nos découvertes etc.
Curieux de nature, je reste tout de même à l’écoute de ce qui se passe sur Internet, j’entends partout et je lis partout des histoires 2.0, on parle déjà de préparer l’internet 3.0… mais au fond, qu’est-ce que tout ce bins ?? Est-ce une réalité ? En quoi n’est-ce pas qu’une pure perte de temps sur Internet ? Cela va-t-il faire de nous des Internet addict ? Va-t-on passer tout notre temps devant notre écran, à boire du coca et manger des hamburgers ? Va-t-on devenir très loquaces face à l’écran et totalement paralysés dans la vraie vie ?
Il y a quelques semaines, j’assistais à une présentation du web 2.0 à la CCI de Grenoble / communauté ECOBIZZ donnée par une américaine très sympathique et spécialiste du 2.0, Kelly Rigotti. J’y découvre tout un tas de sites internets, de services 2.0 incroyables, et peu utilisés par ma génération (NDLR : 40 ans et +) mais qui font un buzz terribles chez nos plus jeunes. En particulier, TWITTER, FOURSQUARE, WORDPRESS etc… Il y a des cartographies de ce nouveau paysage web2.0 qui sont très jolies et recensées sur mashable.
Amusé et disposant d’un peu de temps actuellement pour assouvir ma curiosité, je me mets à surfer, à tester… et je deviens un Internet addict très bien grimé par l’illustration ci-contre… Mes repères traditionnels de consultant sachant bien gérer son temps s’évaporent, les notions de urgent et important deviennent relatives… Car quelle est l’urgence ? Est-il plus urgent de passer un coup de fil à l’URSSAF pour demander une attestation ou est-il plus urgent de me rendre compte à quel point je suis à la ramasse dans l’évolution du monde actuel ?
A l’heure où l’on ne cesse de nous harceler avec la retraite à 65-67 ans alors que l’on sait que les entreprises se défont des “vieux” de plus de 50 ans… il est urgent de se demander comment rester “jeune” c’est-à-dire dans le coup ? Concrètement, cette accélération absolument délirante d’un changement devenu inéluctable va-t-elle mettre au rebut les “vieux” beaucoup plus vite qu’avant ? Est-ce que toutes ces applications ne sont pas que des joujoux pour gamins ? Au contraire, qu’en font les entreprises ? Ou qu’en font les jeunes qui travaillent ? En quoi ces outils changent-ils la donne ?
Il se trouve que j’ai la chance d’enseigner à GRENOBLE ECOLE DE MANAGEMENT au sein de l’EMSI (Ecole de Management des Systèmes d’Information) où j’ai la joie de former des étudiants en mastères 2 sur des modules relatifs au métier du conseil, à l’urbanisation des SI, à la gestion de portefeuilles de projets… Cette semaine, j’ai pris le temps de déjeuner avec mes étudiants et j’ai tout simplement halluciné… Quelques exemples… Votre entreprise diffuse-t-elle ses offres de stages et d’emploi sur Twitter ?? Non ? Hé bien, de nombreux employeurs comme TOTAL, ADDECCO le font !! Ils diffusent offres de stages et d’emploi sur twitter à ds milliers “d’abonnés” qui peuvent eux-même d’un simple clic (“retweet”) faire suivre une annonce à toute leur propre liste d’abonnés (NDLR : abonnés à leurs tweets”. En quelques secondes, une offre peut-être connue de milliers de personnes qui se sont abonnées à ce “fil”… donc si vous ne l’êtes pas, inutile de répondre à une offre de Total 3 semaines après sa parution… Le temps s’accélère… Même pôle emploi est sur twitter !!! Et sur Youtube !!! Oui, ils diffusent des vidéos sur les métiers etc.
Autre illustration, vous ne pouvez honorer une place de train, de spectacle… vous envoyez un tweet, on le retweet et en quelques rebonds, quelqu’un en profitera et vous rachètera la place de train par ex 25 € pour Grenoble Paris même si vous prévenez le jour même… En suivant les tweets d’une de mes étudiantes, je découvre que l’École va tester à la rentrée des pédas innovantes en montant un groupe test d’enseignants / étudiants dotés d’Ipads pour l’enseignement. Curieux de l’apprendre par ce biais alors que je rencontrais il y a deux jours les gens de la cellule d’innovation pédagogique de GEM et qu’ils ne m’en ont pas dit un mot…
Par contre, ce genre d’outils sont des armes à multiples tranchants… On laisse des traces partout sur ce qu’on fait, ce qu’on dit, ce qu’on recommande et cela permet de constituer des profils numériques, de savoir qui vous êtes en quelques clics. Il est aujourd’hui connu que certains se sont fait licencier pour avoir écrit sur twitter des messages peu favorables sur leur employeur… Alors, si vous voulez vous y mettre, soyez conscients de ces effets de bord, ne dites pas n’importe quoi sur n’importe qui… ou alors utilisez des pseudos qui ne permettent pas de vous identifier par votre nom… et encore… Testez également ce qu’on dit sur vous sur Internet. Pour cela, intéressez-vous à 123people.fr, social mention, etc. Allez voir le blog “demain la veille” qui recense les outils de veille image. C’est un blog très intéressant.
A propos de Blogs, puisque l’on parle d’internet 2.0…avez-vous un blog ? Est-il très consulté ? Avez-vous un compte twitter ? Combien de personnes vous suivent ?? Moi je débute dans les 2… 0 ou presque 0 lecteur de mon blog à ce jour, 3 abonnés à mes tweets… J’ai encore un peu de chemin à faire pour être connu… Dire que selon une étude récente de JESS3 (agence web) il y a aujourd’hui
1.73 Billion Internet users worldwide
90 Trillion Emails Sent in 2009
81% of Emails were Spam
126 Million Blogs on the Internet
27.3 Million Tweets Per Day
Faceboook serves 6 million pages per minute
4 Billion photos hosted by Flickr
182 Videos watched on average per month (per user)
Je ne parlerais pas de Foursquare dans ce billet, ni d’autres innovations que je découvre, ni de la réalité augmentée des applications pour iphone… Peut-être plus tard…
Les entreprises et administrations lancent de plus en plus de projets, qu’il s’agisse de gérer des transformations profondes de leur organisation, de lancer de nouveaux produits, de faire évoluer leur système d’information, de lancer de grands travaux d’urbanisme, de rénovation (collectivités)… Plus le nombre de projets augmente, plus les ressources humaines et budgétées affectées grandit… plus il devient nécessaire d’en maîtriser l’alignement stratégique (contribution / valeur) et de faire le point régulièrement sur la meilleur affectation des ressources sur les projets qui ont la plus forte contribution stratégique.
Lorsque j’interviens en alignement stratégique du SI avec une mise à jour du portefeuille de projets et la mise en place de processus de gouvernance du portefeuille, je constate que sans outil pour aider à structurer la démarche, il est difficile de changer les habitudes mal acquises. Résultat : des revues de portefeuilles trop rares (une ou deux par an), pas de respect des normes de passage d’étapes (stages / gates), un management qui ne sponsorise pas les processus de gouvernance définis (car ils restreignent leur autonomie), des méthodes peu ou mal appliquées…
En tant que consultant en gestion de projet, j’interviens également fréquemment sur des projets de grande envergure avec de nombreuses parties prenantes : l’équipe cliente, les partenaires et prestataires intervenant sur les différentes briques du système d’information, d’éventuels partenaires conseils en management, conduite du changement…
Coordonner tout ce petit monde éclaté géographiquement, intervenant à temps partiel sur les projets est un art difficile… mais encore plus difficile lorsque l’on est mal outillé ! Autrement dit, lorsqu’on dispose pour tout moyen d’un répertoire commun sur un serveur non accessible à tous et d’une boite mail qui déborde… cela devient vite un enfer. On peut prendre toutes sortes de décisions en équipe, difficile d’en suivre la réalisation sans avoir à consulter 60 mails par projet et par jour, sans avoir à appeler les 8 chefs de chantier…
Longtemps, j’ai cru qu’un indépendant était forcément plus mal outillé qu’un consultant de grand cabinet… Alors j’ai fait avec les moyens du bord. Puis en profitant d’une période d’intercontrat pour faire un peu de veille et de recherche sur le net, j’ai découvert qu’il y avait sur Internet des tonnes de solutions de gestion de projet et portefeuilles de projet en ligne plus ou moins habilement conçues et fonctionnelles. Ces solutions peuvent être acquises ou louée en mode SaaS avec un budget qui reste plus ou moins abordable pour un consultant indépendant. On peut aussi envisager de refacturer la location de la plateforme au client s’il en est d’accord.
Mais parmi la tonne de solutions, difficile d’en choisir une sans savoir un minimum ce que l’on en attend. L’offre est très diversifiée et il faut véritablement une grille de lecture fonctionnelle pour s’y repérer. On peut facilement se laisser séduire par une solution bien belle en apparence mais qui trahit des lacunes fonctionnelles importantes, présente des risques de conduite du changement… J’ai décidé de retenir les principales solutions connues sur le marché et de les comparer… J’ai aussi retenu quelques outsiders et solutions opensource. Ce travail est en cours. J’en livrerai les résultats dans les prochains post. Voic la liste des outils que j’ai retenu dans ma sélection.
Si vous en utilisez d’autres ou en connaissez d’autres qui valent le détour et qui auraient leur place dans ce comparatif, vous suggestions sont les bienvenues.
Le meilleur artisan du monde est bien dépourvu s’il n’est pas convenablement outillé… Comment travailler si l’on manque des outils appropriés ? Que fait un boulanger sans pétrin ? Il pétrit la pâte à la main ? ;-(
Chez nous consultants, s’il y a une chose qui m’exaspère au plus haut point, c’est l’éternelle référence au proverbe de Montaigne qui sonne comme une rengaine quand on demande de bons outils pour mieux travailler et qu’on nous explique qu’il faut faire avec les moyens du bord c’est à dire pas grand chose et que “les coordonniers sont toujours les plus mal chaussés”.
Aujourd’hui, Internet recèle d’outils formidables et beaucoup d’entre nous l’ignorent ou n’ont pas le temps de surfer à la recherche des outils de productivité et de professionnalisation pour consultants. C’est l’objet de cette rubrique de faire un premier dégrossissage de l’offre et de ses possibilités.
La plupart des organisations publiques et privées évoluent dans un contexte de plus en plus mouvant : incertitudes économiques (aléas boursiers, crise financière, perte de crédibilité des Etats surendettés), mondialisation (retour de la croissance effreinée en Asie, bourbier européen…), ruptures technologiques (TV 3D, iphone, etc), catastrophes naturelles (BP…), des nouvelles législations (chaque jour) … plus rien dans notre environnement n’est stable et prévisible ou presque. Bien fol est celui qui peut prédire l’évolution des marchés boursiers, immobilier, de telle ou telle industrie, en tendance, à terme donné, …
D’où la question clé que chacun et chaque organisation se pose : comment assurer l’avenir ? A cette question, quelques grandes orientations clés permettent de donner des pistes :
la veille : rester à jour, au courant, s’informer, voir ce qui se passe, anticiper les tendances lourdes en s’intéressant aux expérimentations en cours
la stratégie à moyen terme : si la stratégie à 10 ans est devenue totalement fantaisiste, l’absence de stratégie est tout aussi mauvaise car alors on ne sait plus dans quelle direction pagayer…
l’alignement stratégique : cesser de gaspiller de l’énergie pour des activités et des projets qui ne sont plus dans la ligne stratégique, ne permettent pas de faciliter sa mise en œuvre.
l’agilité : être agile, c’est être réactif, concret, rapide, capable d’apporter un résultat rapide et tangible, réduire les spéculations intellectuelles en privilégiant la concrétisation, s’adapter plutôt que s’arcbouter sur des positions…
Ce post aura sans doute des petits frères qui tenteront de traiter des pistes ci-dessus.
Ce qui signifie qu’ils travaillent selon le même processus qui consiste à :
Curieux de nature, je reste tout de même à l’écoute de ce qui se passe sur Internet, j’entends partout et je lis partout des histoires 2.0, on parle déjà de préparer l’internet 3.0… mais au fond, qu’est-ce que tout ce bins ?? Est-ce une réalité ? En quoi n’est-ce pas qu’une pure perte de temps sur Internet ? Cela va-t-il faire de nous des Internet addict ? Va-t-on passer tout notre temps devant notre écran, à boire du coca et manger des hamburgers ? Va-t-on devenir très loquaces face à l’écran et totalement paralysés dans la vraie vie ?
